FABIANO ANGÉLICO, da PrimaPagina<br />
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A cidade de Canoas (RS) está implementando um sistema de arquivamento de documentos que permite a qualquer morador da cidade acessar todos os processos de licitação, contratos de trabalho, convênios e outros papéis oficiais publicados há mais de cinco anos pela Prefeitura.<br />
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Os documentos mais recentes, com um a cinco anos — chamados arquivos correntes —, ficam nas unidades em que foram gerados, em um sistema de fácil acesso aos servidores daquela repartição. “Os arquivos correntes da Secretaria da Fazenda, por exemplo, ficam próximo ao pessoal da Fazenda, em arquivos deslizantes”, explica o secretário de Gestão Administrativa e Modernização de Canoas, Eduardo Ritter.<br />
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Na maior parte dos casos, os arquivos deixam de ser correntes — e se tornam permanentes — quando completam cinco anos. “Neste momento, eles são microfilmados e passam a ficar disponíveis eletronicamente em um prédio da Prefeitura”, conta Ritter. Nesse imóvel, afirma o secretário, os arquivos em papel têm iluminação e temperatura adequadas e um tratamento da umidade, de maneira a preservar os documentos.<br />
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Um sistema informatizado, localizado no mesmo prédio, permite que qualquer pessoa consulte os documentos eletronicamente, sem custo. “Basta apenas protocolar o seu pedido e, se for algo simples, como olhar um documento, isso pode ser feito ma mesma hora”, conta o secretário de Gestão.<br />
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O sistema de arquivamento, que começou a ser implementado em 2001, tem dois objetivos, de acordo com Ritter. Um é cumprir a lei federal 8.159/91, que obriga a administração pública a guardar apropriadamente os documentos oficiais. “Além disso, essa ação é importante também do ponto de vista histórico e cultural, já que todo processo acaba por gerar um fato histórico”, destaca Ritter.<br />
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Um dos ganhos desta organização dos papéis, segundo o secretário de Gestão de Canoas, é o cumprimento da Lei de Responsabilidade Fiscal. “Com esse sistema, estamos atendendo à LRF, uma vez que estamos dando ampla transparência e estamos facilitando até o serviço de auditorias”.<br />
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A Prefeitura de Canoas deve assinar até o final deste mês um convênio com o PNUD para implantar o PNAFM (Programa Nacional de Apoio à Gestão Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros). 